В бюджете важно видеть не только потраченные деньги, но и отличие от первоначального плана. Создайте отдельные столбцы плана и факта, а знак отклонения заранее определите в заголовке.

Задайте категории и период

В A1:D1 запишите «Категория», «План», «Факт», «Отклонение: факт − план». Для учебного месяца используйте строки: Аренда — 20000 — 20000; Еда — 12000 — 13500; Транспорт — 3000 — 2500. Все суммы относятся к одному периоду и одной валюте. Не складывайте недельный факт с месячным планом. Пустой факт и нулевой расход обозначают разные состояния: первое может означать, что данные ещё не внесены.

Посчитайте отклонение

В D2 введите =C2-B2 и скопируйте вниз. Получится 0, 1500 и −500. Для расходов положительное значение показывает превышение плана, отрицательное — расход ниже плана.

Порядок действий: Задать единый период и категории → Вычислить факт минус план → Сверить общее отклонение двумя способами.
Порядок действий: Задать единый период и категории → Вычислить факт минус план → Сверить общее отклонение двумя способами.

Такой знак не универсален для доходов или прибыли. Если добавляете их в ту же книгу, разделите блоки и подпишите смысл показателя.

Сверьте общий бюджет

План равен 35000, факт — 36000, общее отклонение — 1000. Проверьте его двумя способами: сумма отклонений и разность общих факта и плана должны совпасть.

1500 − 500 = 1000; разность общих итогов даёт тот же ответ.
1500 − 500 = 1000; разность общих итогов даёт тот же ответ.

Для относительного отклонения при ненулевом плане используйте =(C2-B2)/B2 и процентный формат. При плане 0 не делите на ноль и не подставляйте 0% без смысла: покажите отдельный статус, например «Нет плана».

Обновляйте без потери исходного плана

Фактические операции удобно хранить в отдельном журнале, а категории связывать с бюджетом по одинаковым названиям или кодам. Не заменяйте план фактом ради исчезновения красного отклонения. При изменении согласованного плана сохраняйте версию и дату пересмотра. Проверьте дубли операций, возвраты, неполный период и неизвестные категории. Журнал расходов помогает собирать факт, но сам по себе не показывает сравнение с планом. Период и категории можно менять, сохраняя одинаковую структуру плана и факта.

Разберите свою задачу Excel с преподавателем

На индивидуальном онлайн-занятии вы выполняете действия сами, задаёте вопросы и проверяете результат вместе с преподавателем. Темы и темп подбираем под ваш опыт. Начните с бесплатного пробного урока: 45 минут · один на один · без обязательств. Решение о продолжении — после урока.

Записаться на бесплатный урок