Для простого графика удобно разделить план смен и фактически отработанные часы. Одинаковая цифра в двух таблицах может иметь разный смысл: план показывает договорённость, факт — подтверждённую работу.
Как устроить таблицу
В первом столбце разместите сотрудника, в следующих — календарные даты, в последнем — итог часов. В отдельном поле укажите месяц и условные обозначения. Для небольшой учебной таблицы можно вводить количество часов числами: 8, 0, 8. Не смешивайте число часов с текстом вроде «8 ч» в одной ячейке: такой текст может не учитываться суммой. Единицу измерения лучше вынести в заголовок.
Как посчитать часы по сотруднику
Если три дня находятся в B2:D2, используйте =СУММ(B2:D2). Для 8, 0 и 8 получится 16 часов. Скопируйте формулу вниз и проверьте, что у каждой строки свой диапазон. Для количества дней с положительными часами можно использовать =СЧЁТЕСЛИ(B2:D2;">0"): в примере это два дня. Такой подсчёт не заменяет классификацию отпусков, отсутствий и других событий.
Как разделить план и факт
Создайте два листа одинаковой структуры либо отдельный реестр смен с полями «Сотрудник», «Дата», «План часов», «Факт часов». Для расчёта отклонения используйте факт минус план. Не исправляйте план задним числом только ради совпадения с фактом. Согласуйте, кто и когда подтверждает изменения. Для большого реестра отдельные строки смен удобнее сетки из сотен столбцов.
Как учитывать начало и конец смены
Если вводятся часы начала и окончания, рассчитывайте длительность отдельно. Для перехода через полночь и интервалов более суток лучше хранить дату вместе со временем. Правила перерывов задаются явно. Технический расчёт длительности разобран в статье о времени. Не используйте десятичные 8,30 вместо восьми часов тридцати минут: это разные величины.
Проверка и границы примера
Проверьте новые дни месяца, пропущенные записи, отрицательные часы и дубли смен. Значение 0 должно отличаться по смыслу от незаполненного факта, если учёт этого требует. Здесь показана учебная организация данных, а не утверждённая форма кадрового учёта или расчёт оплаты труда. Для рабочего документа используйте согласованные организацией обозначения и правила. Для дат и сетки месяца поможет календарь.
Разберите свою задачу Excel с преподавателем
На индивидуальном занятии вы выполняете действия на своём компьютере, задаёте вопросы и проверяете результат. Программу и темп выбираем по вашему опыту. Начните с бесплатного пробного урока: 45 минут · один на один · без обязательств. Решение о продолжении — после урока.